Cách sử dụng thời gian làm việc online hiệu quả

Dịch Covid 19 đã ảnh hưởng đến hoạt động của nhiều đơn vị sản xuất dịch vụ. Ngoài các Nhà máy sản xuất phải đảm bảo “3 tại chỗ” theo chỉ thị của nhà nước thì hầu hết các công việc khối Văn phòng phải chuyển sang làm việc online tại nhà. Và khi làm việc tại nhà nếu không quản trị tốt thời gian sẽ dễ bị sao nhãng ảnh hưởng đến hiệu suất và tiến độ công việc.

Tình trạng trì hoãn trong công việc khi làm việc online tại nhà là phổ biến nhất. Và dù là nguyên nhân chủ quan hay khách quan thì sự trì hoãn lâu ngày cũng dẫn dẫn hiệu suất công việc bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Thấu hiểu được những khó khăn đó, chúng tôi chia sẻ tới bạn đọc 8 cách hết sự trì hoãn trong công việc vô cùng hiệu quả.

1. Xác định lý do tại sao bạn lại chần chừ

Nếu bạn không xác định được vấn đề cơ bản, bạn sẽ không thể phá vỡ nó. Vì vậy hãy dành thời gian để hiểu chính xác lý do tại sao bạn lại trì hoãn. Những người khác nhau có những lý do khác nhau và đây là một số lý do phổ biến hơn cần xem xét:

– Bạn muốn trốn tránh một nhiệm vụ cụ thể và coi nó là công việc nhàm chán và khó chịu.

– Bạn chưa sắp xếp lịch trình của mình và bạn không biết phải làm gì trước.

– Bạn cảm thấy bị choáng ngợp bởi nhiệm vụ và lo sợ rằng bạn sẽ không hoàn thành nó đúng cách.

– Bạn là người cầu toàn và gặp khó khăn khi bắt đầu vì kết quả của bạn kém hoàn hảo.

Sự trì hoãn kéo dài cũng có thể là dấu hiệu của các vấn đề sức khỏe tâm thần tiềm ẩn như OCD, ADHD, trầm cảm và hay lo lắng. Nó cũng là một nguyên nhân được biết đến của chứng trầm cảm hoặc lo lắng. Vì vậy, nếu bạn không thể bỏ thói quen này bất chấp mọi nỗ lực, có lẽ đã đến lúc bạn nên tìm đến sự hỗ trợ của chuyên gia để giúp bạn vượt qua nó.

2. Xây dựng các chiến lược để loại bỏ sự chần chừ

Việc phá bỏ thói quen có thể rất khó. Bạn cần chủ động cố gắng tránh trì hoãn và có ý thức thay đổi khuôn mẫu hành vi của mình để loại bỏ hoàn toàn thói quen. Điều này đòi hỏi thời gian, sự tập trung, kiên nhẫn và cam kết. Dưới đây là một số mẹo có thể giúp bạn ngừng trì hoãn và giúp bạn quản lý thời gian của mình tốt hơn :

– Hãy suy nghĩ tích cực về sự trì hoãn trong quá khứ của bạn và tập trung vào việc cải thiện ở hiện tại.

– Tập trung vào nhiệm vụ bạn cần làm thay vì trốn tránh nó. Danh sách việc cần làm có thể giúp bạn sắp xếp mọi việc.

– Ưu tiên các công việc trong danh sách việc cần làm của bạn và đưa những công việc quan trọng nhất ra trước.

– Hãy giải quyết những công việc khó khăn và đòi hỏi cao nhất khi bạn có đủ năng lượng để làm.

– Chỉ định thời gian cụ thể cho nhiệm vụ của bạn và xác định thời gian hoàn thành trong khung thời gian đó.

– Tự thưởng cho bản thân mỗi khi bạn hoàn thành một việc gì đó và hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.

– Đừng trì hoãn nhiệm vụ nếu bạn có thời gian.

– Loại bỏ phiền nhiễu bằng cách đặt điện thoại của bạn ở chế độ im lặng và tắt tất cả các cảnh báo trên mạng xã hội.

3. Sắp xếp không gian làm việc có tổ chức

Đối với nhiều người, sự trì hoãn kinh niên cũng đi đôi với sự vô tổ chức hoặc lộn xộn trong không gian làm việc. Để làm việc hiệu quả hơn và luôn hoàn thành công việc, bạn sẽ muốn tạo một không gian làm việc có tổ chức, dựa trên năng suất và sự tích cực. Khi bạn đang cố gắng sắp xếp lại và chuyển hướng tâm trí của mình để loại bỏ một số thói quen xấu, nơi làm việc của bạn cũng nên phản ánh những thay đổi tích cực này và phù hợp với mục tiêu mà bạn đang cố gắng hoàn thành.

4. Không đa nhiệm

Một trong những cách hết sự trì hoãn trong công việc đó chính là không đa nhiệm. Đa nhiệm nghe có vẻ ấn tượng nhưng nó không có tác dụng gì đối với năng suất. Thay vì cố gắng thực hiện nhiều nhiệm vụ, hãy tập trung vào một dự án tại một thời điểm, hoàn thành nó và sau đó chuyển sang dự án tiếp theo. Bạn sẽ hoàn thành công việc với tốc độ nhanh hơn và ít mắc lỗi hơn.

5. Cho phép bản thân không hoàn hảo

Đáng ngạc nhiên là những người theo chủ nghĩa hoàn hảo thường hay trì hoãn, vì họ có thể có xu hướng nghĩ” “Tôi không có kỹ năng hoặc nguồn lực phù hợp để làm điều này một cách hoàn hảo”. Đặt hy vọng cao như vậy vào một dự án chỉ gây thêm lo lắng và sợ hãi thất bại. Chủ nghĩa hoàn hảo thúc đẩy sự trì hoãn. Vượt qua khối tinh thần này bằng cách suy nghĩ đơn giản và tích cực hơn. Hãy cho phép bản thân không hoàn hảo với nhiệm vụ nhỏ tiếp theo. Bạn luôn có thể tinh chỉnh công việc của mình sau này. Thay vì biến mọi bước trở nên hoàn hảo, hãy nghĩ về chúng như những bước tiến tới sự hoàn hảo sau này.

6. Chia thành các nhiệm vụ nhỏ

Một trong những cách hết sự trì hoãn trong công việc đó chính là chia các nhiệm vụ lớn thành nhiệm vụ nhỏ. Các nhiệm vụ lớn có thể quá sức, vì vậy bạn có thể tạm dừng chúng. Bí quyết là chia một nhiệm vụ lớn thành các phần nhỏ, sau đó chỉ tập trung vào phần công việc tiếp theo, có thể đạt được. Bỏ qua bức tranh lớn một lúc và chỉ giải quyết nhiệm vụ nhỏ tiếp theo. Đảm bảo rằng bạn có thể dễ dàng hình dung kết quả của nhiệm vụ nhỏ của mình. Tất nhiên, hãy ghi nhớ bức tranh lớn, nhưng đừng để nó làm bạn sợ hãi. Bằng cách nhận công việc to lớn đó và chia nhỏ nó thành một vài nhiệm vụ cụ thể đầu tiên, bạn có thể giảm bớt nỗi sợ hãi và giúp bản thân bắt đầu.

7. Tìm ra lý do của bạn

Tại sao bạn muốn hoặc cần phải thực hiện nhiệm vụ này ngay từ đầu? Phần thưởng khi hoàn thành nó sẽ là gì? Thông thường sẽ dễ dàng hơn để khiến bản thân làm điều gì đó mà bạn trân trọng. Nếu bạn đang đấu tranh để hoàn thành một việc gì đó, tại sao không dành vài phút để suy nghĩ sâu sắc hơn về lý do chính xác bạn muốn làm điều đó. Đôi khi chúng ta không hiểu lý do tại sao chúng ta thực hiện một dự án hoặc nhiệm vụ, vì vậy điều quan trọng là phải nhắc nhở bản thân rằng điều gì đã thúc đẩy chúng ta ngay từ đầu.

8. Sử dụng thời gian một cách hiệu quả

Thay vì dành quá nhiều thời gian cho các hoạt động trên các trang mạng xã hội không thật sự cần thiết trong giờ làm việc như Facebook, youtube, hãy dành thời gian xử lý email, tin nhắn, ghi chú xung quanh các dự án của bạn và ghi lại bất kỳ ý tưởng nào bạn có thể có. Điều này cho phép tâm trí của bạn chuyển sang chế độ làm việc để khi bước vào không gian làm việc, bạn đã sẵn sàng và sẵn sàng tập trung vào dự án ngay lập tức.